Cibergrafía

Significados de palabras, sinónimos.

 http://www.rae.es/rae.html

Archivo, presentación de la empresa.

http://www.datapoint.com.co/Paginas/default.aspx

Normatividad Icontec

http://www.icontec.org.co/index.php?section=1

La gestión por procesos en las instituciones de información. http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_5_06/aci11506.htm

http://www.iso.org/iso/home.htm

Bibliografia

Van Dijk, T. (1978). La ciencia del texto. Barcelona: Paidós, 1983.

Van Dijk, T. (1980): Estructuras y funciones del discurso. México: Siglo XXI.

Vygotsky, L. S. (1977): Pensamiento y lenguaje. Buenos Aires, Ed. Pléyade.

Lomas, Carlos (1997): “Leer, escribir y aprender”. Signos. Teoría y práctica de la educación 20, página 4-5 Enero Marzo.

Hernández, A. y Quintero, A. (2001): Comprensión y composición escrita. Estrategias de aprendizaje. Ed. Síntesis, S. A., Madrid.

Anna Camps (1997): "Leer, escribir, aprender". Signos (on line).

Flujograma Contratacion de Personal

CONTRATACIÓN DE PERSONAL

 

En el área de soporte técnico, se requiere la contratación de un empleado más para poder cumplir con el cronograma de trabajo. El jefe del “Área de soporte técnico” debe elaborar una solicitud y presentarla en Recursos Humanos para su debida autorización.

Por su parte, el área de recurso humano, tramita dicha solicitud, y estando de acuerdo, alista unas pruebas psicotécnicas, publica una convocatoria en los distintos medios de comunicación.

Luego se realizan entrevistas para seleccionar candidatos más opcionados para el oficio a desempeñar.

Los convocados a la entrevista, deben elaborar la solicitud de empleo y presentarla en la entrevista.

Además aplican las pruebas psicotécnicas a los candidatos seleccionados para así efectuar la mejor elección entre éstos. Se envía al elegido a donde se requiere para que el jefe del área le dé el visto bueno al trabajador

Por último, Se solicita toda la documentación requerida para su contratación (fotocopias del documento de identidad, referencias laborales etc.). Sólo será contratado si cumple con toda la documentación.

Flujograma Soporte Tecnico

PROCESO DE SOPORTE TÉCNICO

 

El cliente llama y expone el problema que tiene, se le genera una orden de servicio y esta orden es enviada a el área de soporte técnico, allí el jefe de departamento le asigna el caso un técnico y este debe ir a visitar al cliente y revisar la maquina, en caso de que necesite repuestos le indica al cliente este los compra, se los entrega al técnico y procede a realizar el arreglo en la maquina, de lo contrario solo debe hacer el mantenimiento correctivo a la maquina, cuando hayan terminado el cliente debe de firmar la orden de servicio la cual indica que ha quedado satisfecho con lo hecho por el técnico. Después de esto el técnico debe de entregar la orden firmada por el cliente al jefe de área, de lo contrario el técnico deberá volver al domicilio del cliente.

Flujograma Bodegaje

PROCESO DE BODEGAJE

Se reciben los insumos,  se verifica el numero y estado de cada uno de ellos y si no hay inconsistencias se firma la constancia de recibido para el área de compras, se clasifica el tipo de material y se procede a organizarlo en la sección indicada .de lo contrario el lote del insumo no será recibido y se informara al área de compras para que resuelva este inconveniente con el proveedor.

Flujograma Ventas

PROCESO DE VENTAS

 

El cliente llega al almacén y se le ofrece los productos disponibles, si el cliente se decide a comprar alguno de estos  se genera un factura que contiene los términos de garantía y mantenimiento preventivo, la cual es firmada por el vendedor y el cliente, se le entrega  el articulo y se archiva la factura de lo contrario se le hace una cotización y se le entrega en caso de que se decida en un futuro adquirirlo.

Flujogramas compras

PROCESO DE COMPRAS

Del área de suministros llega un formato de petición  indicando los elementos y el número que se requiere para tener en bodega.

El jefe del área de compras revisa que la orden proveniente del área de suministros contenga los sellos de aprobación para requerir dichos elementos, sino son devueltos al área de suministros. Después se procede  comprar estos insumos a los proveedores. Una vez se tienen los insumos se llevan al área de suministros y se le hace firmar una constancia de recibido al encargado del área en su momento y se archiva para tener constancia de la entrega.

Descripcion del sistema

PROBLEMA DETECTADO.

En las actividades de impresión de la empresa Datapoint, actualmente cada área realiza solicitudes directas de acuerdo con su necesidad, los incidentes son reportados por los usuarios a la mesa de ayuda donde el soporte técnico soluciona estos requerimientos (solicitudes de papel, consumibles, solución de incidentes o fallas técnicas de las impresoras),el problema detectado en este  proceso de impresión se presenta al no tener una administración directa de estos equipos y control del costo de la operación, bajo estas circunstancias el sistema se encuentra regulado y se busca mejorar el proceso para que alcance un estado de equilibrio (homeostasis).

PROPUESTA DE SOLUCIÓN.

Para mejorar este proceso de impresión es crear un área, donde la intervención de estos equipos y la atención de incidentes se haga por parte de personal capacitado en el área de impresión, con esta solución se pretende el ahorro en costos, facilidad en la administración, al mismo tiempo que garantizamos una continuidad operativa, mejorar el nivel de servicio con un rápido tiempo de respuesta a las fallas presentadas a nivel de software y hardware, además de contar con equipos de respaldo para ambientes críticos, a través de esta solución la  empresa puede saber cuánto gasta por mes en impresión, quien lo hace y cómo puede hacer más eficiente ese costo, en esfuerzo mancomunado con las directivas de la empresa implementamos campañas de sensibilización para promover el uso racional de las impresiones, dentro de la organización.

FUNCIONES DEL SISTEMA.

Proporcionar a la organización, una forma más efectiva en el logro de sus objetivos, consiste en que cada que se realice un proceso de impresión, donde se utilice este sistema, haciendo uso de este, se puede garantizar una mayor eficiencia a cabo de esta actividad, logrando una agilidad en los resultados que se requieren para ser analizados. De esta manera se garantizara la veracidad de un proceso en tiempo real.

RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS PARA DESARROLLAR LA POSIBLE SOLUCIÓN.

Para desarrollar esta solución se requiere de talento humano especializados en el área de administración y soporte técnico en impresión, es fundamental un servidor de impresión donde estén instaladas las impresoras, software para la administración y captura de datos de las mismas (Megatrack, webjetamin, Markvision), un PC y el programa visual express de licencia gratuita con la finalidad de desarrollar formatos electrónicos.

Analisis Estructural

Limite: Empresa Datapoint.

Elementos: Personal soporte técnico, hardware y software.

Relaciones: Comunicación y trabajo en equipo.

Objetivos: Recibir los incidentes y solucionarlos, corroborar el funcionamiento de las impresoras.

Analisis Funcional

SISTEMAS DATAPOINT

Objetivos de la organizacion

Es aumentar la competitividad de nuestros clientes a través de soluciones de valor que permitan tener operaciones más eficientes, generen ahorros y estén soportados en los mejores estándares del mercado.

Mision y Vision

MISIÓN

Somos una compañía que ofrece soluciones integrales de tecnología de Información con calidad y servicios que satisfacen las necesidades de nuestros clientes, manteniendo una posición de liderazgo que la diferencia en el mercado de la tecnología de la información, los servicios profesionales y las comunicaciones; logrando su rentabilidad, el desarrollo y calidad de vida de sus empleados, la comunidad en general y el beneficio de sus clientes, a través del mejoramiento continuo de la organización.

VISIÓN

Fortalecer nuestra posición como empresa proveedora de soluciones integrales de tecnología de información y de integración de soluciones de cómputo y comunicaciones.

 

Descripcion de areas del negocio

GERENCIA GENERAL

Contratar todas las posiciones gerenciales realizando evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos, planeando  y desarrollando metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos; Coordinar con las Gerencias administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están llevando correctamente.

GERENCIA FINANCIERA

La gerencia financiera es encargada de las funciones las cuales relacionamos así:

Análisis de datos financieros

Determinación de la estructura de activos de la empresa

Determinación de la estructura de capital

Evaluar y seleccionar clientes

Evaluación de la posición financiera de la empresa

Adquisición de financiamiento a corto plazo

Adquisición de activos fijos

Distribución de utilidades

GERENCIA ALMACENAMIENTO Y LOGÍSTICA

La gerencia de almacenamiento y logística, es la encargada de coordinar el almacenamiento de los productos en las bodegas, verificar  los inventarios de los productos existentes, llevar un control del ingreso y salida de los productos almacenados, y coordinar con las empresas transportadoras y de logística los envíos e ingresos del producto.

GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

La gerencia de recursos humanos es indispensable para crear vínculos entre la empresa y el empleado, de tal manera que se llegue a un objetivo común y el esfuerzo sea mancomunado, relacionamos algunas de sus funciones así:

Compensación equitativa y justa.

Ubicación de los empleados en los puestos adecuados.

   Determinación de niveles realistas de desempeño.

Creación de canales de capacitación y desarrollo.

Identificación de candidatos adecuados a las vacantes.

Planeación de las necesidades de capacitación de recursos humanos.

Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.

Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeño de los empleados.

Eliminar requisitos y demandas no indispensables.

Conocer las necesidades reales de recursos humanos de una empresa.

GERENCIA DE SERVICIOS NACIONALES

Supervisar todo el personal del departamento, además de monitorear su desempeño al brindar servicios a los clientes, creando metas y objetivos para el departamento, lo que incluye un presupuesto operativo anual y un plan de marketing para promover prácticas de negocios nuevas o ya utilizadas; Brindar capacitación acerca de políticas y procedimientos de administración para todo personal del departamento, logrando que el personal técnico mantenga actualizados sus conocimientos mediante cursos periódicos de capacitación referidos a nuevos sistemas y componentes proporcionada por los fabricantes de tecnología, concientizar al empleado que es vital para su formación, mantener actualizadas los procedimientos referidos a garantías y políticas de los fabricantes, obteniendo el promedio más alto del Índice de Satisfacción de Clientes (CSI, según siglas en inglés) atendiendo las quejas de clientes de manera inmediata y conforme a las políticas de la concesionaria.

Organigrama

Descripcion del negocio

RAZÓN SOCIAL

Datapoint de Colombia S.A.S.

UBICACIÓN

Autopista Medellín calle 80 km 2 torre b piso 5 parque empresarial tecnológico.

CLASIFICACIÓN EMPRESARIAL

Tipo de la organización formal, basada en división racional y en la diferenciación e integración de los participantes, está planeada y se encuentra sustentada, se comunica, (manuales, organigrama, reglas y procedimientos), consta de escalas jerárquicas establecidas en un organigrama, se distribuye la autoridad y la responsabilidad, es un sistema abierto, dedicada al comercio (actividad terciaria).

Materiales

RECURSOS

Recursos

RECURSOS:

Cronograma

CRONOGRAMA

 

Metodologia

La investigación actual, está conformada por variaos aspectos que se deben considerar; entre ellos tenemos:

Los integrantes del grupo, los cuales llevamos el mismo interés en la búsqueda y solución del dicho problema; luego pasamos a una segunda etapa, esta consistió en observar la dificultada latente en las Tecnologías OCR.

En la tercera etapa recopilamos los datos en los equipos existentes, por ello analizamos el tipo de conexión, los aplicativos especiales, el promedio del costo de los consumibles y un estimado de las impresiones por área; esta información fue procesada en cada departamentos y área específica de trabajo.

Seguidamente pasamos a un análisis reflexivo del tema, para ello utilizamos como guía el área de la “Organización y sus Procesos”; somos conscientes que todo sistema de gestión por procesos, permite disponer de unas actividades puntuales que resuelvan la dificultad latente, por ello establecimos objetivos claros y necesarios que ayuden de forma ágil y oportuna a la solución del problema.

Por un lado nos sirvió como soporte teórico y práctico para dicha solución y por otro lado, nos hizo entender que este proceso parte de una visión general de la organización y el modelo organizativo; teniendo caro todo esto, las funciones y las responsabilidades dentro de la empresa son más rápidas y precisas.

Vale la pena decir que este proyecto se complementará con el control y la gestión de los procesos de impresión; todo ello, es con la finalidad de crear formas electrónicas que garanticen el proceso de almacenamiento y escaneo.

Por último, se garantiza la viabilidad de la investigación con la creación de un software administrativo para estas máquinas.

Alcances y productos

En cuanto se obtengan  los estudios y datos precisos del proceso de impresión  en  la compañía, se Iniciará con un proceso de  centralización e instalación de impresoras en puntos estratégicos,  disminuyendo la cantidad de las maquinas antiguas; Se informará a las directivas, procedimientos  finales y un cronograma de fechas de capacitación a los funcionarios,   donde todos se deben acoger a las nuevas medidas adoptadas. Con el progreso del proyecto se desarrollará software para la adecuada administración de estos productos, este tipo de soluciones permitirá no utilizar recursos físicos y se trabajará sobre tecnologías OCR.

Para concluir,  el resultado de la investigación por parte del grupo de trabajo y el apoyo de los docentes, queda soportado en la ejecución y trabajo final de este  proyecto.

Objetivos

OBJETIVO GENERAL

Administrar adecuadamente los recursos de impresión y reducir costos en la operación.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

-Los funcionarios utilicen convenientemente los recursos de impresión.

-Resolver los incidentes reportados por los usuarios.

-Disminución de costos.

-A largo plazo desarrollar un software administrativo para esta solución de impresión.

Justificacion

El propósito de este proyecto, es implementar una solución de impresión, la cual permita realizar una administración adecuada de los recursos físicos y tener una disminución del costo de la operación.

No obstante, en una corporación no se tiene un valor real  de lo que se imprime, el valor de los suministros, y el mantenimiento de las maquinas; Los outsourcing de impresión prestan este servicio, permiten mejorar, y controlar estos procesos y se retroalimenta a la compañía con los datos generados de la operación.

En conclusión, disminuir el costo total del sistema de impresión, determinando el modelo adecuado para la empresa, Implementando una renovación tecnológica sin tener que realizar una inversión inicial y no afectar el flujo de caja por el contratante.

Encargándonos de la operación, suministrando los consumibles necesarios mediante un proceso fácil,  sin generar un costo adicional en el almacenamiento de los mismos, además de brindar un soporte técnico de primer nivel en sitio, realizar las labores administrativas y capacitar al usuario en el uso adecuado de estos recursos.

Nuestro compromiso con el planeta va de la mano con las políticas mundiales para el uso adecuado de los recursos naturales y la forma correcta de reciclar los elementos de desecho.

Antecedentes

Informática Datapoint de Colombia fue fundada en 1977 en la ciudad de Manizales, como el primer centro de procesamiento de información de la región.

En 1984 se traslada a la Ciudad de Bogotá, ampliando su portafolio de productos y servicios y extendiendo su cobertura a nivel nacional. El portafolio de productos se basaba en mainframes minicomputadores, y redes.

Desde 1989 hasta el 2003 se posiciono en el mercado Colombiano  representando  a fabricantes como   Compaq, Hp,  Hitachi, Intel e Ibm,  Distribuyendo Hardware, Software, redes y soluciones de almacenamiento, entre otros,  ampliando su portafolio de servicios.

En los últimos años La compañía, se ha consolidado en el mercado nacional como uno de los principales integradores de tecnología. A la fecha, la compañía cuenta con más de 250 empleados, enfocados en diseñar, implementar y brindar soporte técnico a proyectos de IT en todo el territorio nacional, actualmente todos los procesos de la compañía están certificados en ISO 9001 versión 2000.

Desde septiembre de 2008 el nombre comercial de la compañía es Datapoint. La compañía cambia su imagen corporativa y asume el compromiso de dar “Respuestas CLARAS” a sus clientes y socios de negocios.

Tipo de la organización formal, basada en división racional y en la diferenciación e integración de los participantes, está planeada y se encuentra sustentada, se comunica, (manuales, organigrama, reglas y procedimientos), consta de escalas jerárquicas establecidas en un organigrama, se distribuye la autoridad y la responsabilidad, es un sistema abierto, dedicada al comercio (actividad terciaria),

Ubicados en la autopista Medellín calle 80 km 2 torre b piso 5 parque empresarial tecnológico.

Titulo del proyecto

MEJORAMIENTO EN LOS PROCESOS DE IMPRESION

Optimización de los recursos físicos, implementando una solución de impresión que incluya software y un paquete de medidas para la administración adecuada de las impresoras, con la finalidad de concienciar al usuario en el uso adecuado de estos recursos, logrando reducir costos en la operación.

Contenido

.. 12

Pág.

1.     TÍTULO DEL PROYECTO.. 3

2.     ANTECEDENTES.. 4

3.     JUSTIFICACIÓN.. 5

4.     OBJETIVOS.. 6

4.1.      OBJETIVO GENERAL.. 6

4.2.      OBJETIVOS ESPECÍFICOS.. 6

5.     ALCANCE Y PRODUCTOS.. 7

6.     METODOLOGÍA.. 8

7.     CRONOGRAMA.. 10

8.     DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO.. 11

8.1.      RAZÓN SOCIAL.. 11

8.2.      UBICACIÓN.. 11

8.3.      CLASIFICACIÓN EMPRESARIAL.. 11

8.4.      ORGANIGRAMA.. 11

8.5.      DESCRIPCIÓN DE ÁREAS DEL NEGOCIO.. 11

8.6.      MISIÓN.. 11

8.7.      VISIÓN.. 11

8.8.      OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.. 11

8.9.      ANÁLISIS ESTRUCTURAL DEL PROCESO.. 11

8.10.   ANÁLISIS FUNCIONAL DEL PROCESO.. 11

9.     DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.. 12

9.1.      PROBLEMA DETECTADO.. 12

9.2.      PROPUESTA DE SOLUCIÓN.. 12

9.3.      FUNCIONES DEL SISTEMA.. 12

9.4.      RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS PARA DESARROLLAR LA POSIBLE SOLUCIÓN. 12

10.   BLOG DEL PROYECTO.. 13

11.   FLUJOGRAMAS.. 14

12.   BIBLIOGRAFÍA.. 15

13.   CIBERGRAFÍA.. 16

Portada

MEJORAMIENTO EN LOS PROCESOS DE IMPRESION

Julian lopez mazo

Juan Felipe Massey

Proyecto Pedagógico Integrador del Nivel 1

Informe final

TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA

FACULTAD DE INGENIERÍA

DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

2012

Medellín